Sztuczna inteligencja to słowo odmieniane ostatnio przez wszystkie przypadki. Z zafascynowaniem, obawą, lub przejęciem obserwujemy jej rozwój. Towarzyszą temu emocje, różnorodne opinie, często krytyczne wnioski. Jednego natomiast nie możemy odmówić sztucznej inteligencji – ma naprawdę realny wpływ na nasze życie i nie da się tego wykluczyć z dzisiejszej codzienności.
Coraz częściej obsługą klienta online zajmują się chatbot’y, które w ekspresowym tempie odpowiadają na zadawane przez człowieka pytania. Kasy samoobsługowe w sklepach nikogo już nie dziwią, a w większości aplikacji służących nam do komunikacji AI podpowiada konkretne odpowiedzi na otrzymaną wiadomość. Wszystko to ma ułatwić nam życie, uprościć funkcjonowanie, skrócić czas naszego działania, czyli usprawnić proces — nawiązując do biznesowej terminologii. Dociera to również do branży HR, która bardzo intensywnie rozwija swoje zainteresowanie automatyzacją i nowoczesną technologią. Wpływ AI w świecie Human Resources jest coraz bardziej widoczny, a jego wpływ na poszczególne procesy ma wyjątkowo szerokie zastosowanie.
1. Onboarding
Na zaangażowanie pracowników w pracę oraz późniejszą decyzję o pozostaniu w firmie wpływa jakość procesu onboardingu. Wykorzystanie sztucznej inteligencji w onboardingu może znacznie podnieść efektywność tego procesu. Najczęściej służą do tego platformy online, które są w stanie dopasować przebieg procesu do kultury organizacyjnej firmy, za pomocą chatbotów, czy instruktażowych wideo przedstawiających informację o firmie ucząc w sposób interaktywny i zbierając informacje od nowego pracownika w jednym miejscu. Przykładami takich zadań są:
- Przeprowadzenie pracownika przez listę dokumentów, którą musi dostarczyć do działu kadr
- Zebranie danych i odpowiedzi na pytania do kwestionariuszy osobowych
- Opis benefitów i informacja jak z nich skorzystać
- Zapoznanie z polityką i kulturą firmy, obowiązującymi wartościami i zasadami pracy
- Przedstawienie instruktaży, które dotyczą logowania się do systemów i sposobu korzystania z nich
Dzięki korzystaniu z platformy onboardingowej osoba odpowiadająca za wdrożenie pracownika ma pewność, że na platformie nowy pracownik znalazł wszystkie niezbędne informacje, które będą mu potrzebne na początku pracy, zaś osoba, która przechodzi ten onboarding ma wszystkie dane w jednym miejscu. W dodatku chatboty często uprzedzają jego pytania, ponieważ strefa FAQ zaspokaja odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania podczas procesu onboardingu. Czy można chcieć więcej?
2. System ATS
Tam, gdzie przeprowadzane są rekrutacje, tam zawsze znajdziemy system ATS, czyli Applicant Tracking System. Jest to niezbędne narzędzie do zarządzania rekrutacjami, aplikacjami kandydatów w procesach oraz do analizowania danych dotyczących przebiegu rekrutacji. W znaczącej większości takie systemy naszpikowane są funkcjami AI, które pozwalają na automatyzację procesu rekrutacyjnego, a co za tym idzie ograniczenie działań człowieka, za ten proces odpowiedzialnego.
Co dokładnie to oznacza? Taki system najczęściej po wprowadzonej przez kandydata aplikacji wysyła autoresponder o dotarciu CV do systemu. Zazwyczaj nie kończy się na jednym powiadomieniu, ponieważ o statusie aplikacji również można dowiedzieć się z automatycznie wysyłanych wiadomości. Wreszcie sam feedback dotyczący rekrutacji przekazywany jest dziś dość często w sposób zautomatyzowany, zwłaszcza przy rekrutacji wolumenowej. Ponadto ATS oferuje wiele usprawnień dla samego rekrutera. Jest to na przykład wyszukiwarka, w której po słowach kluczowych odnajdujemy osoby, które chcemy zaangażować w proces rekrutacji. Dodatkowo system ATS jest w stanie dokonać analizy danych, takich jak to ile otrzymujemy aplikacji, z jakich źródeł, z jakich powodów najczęściej odrzucamy kandydatów, ile trwa dany proces rekrutacyjny, nie rzadko również oferując swojego chatbota, który udziela szybkich odpowiedzi na nasze pytania, lub zgłasza konieczność wsparcia technicznego, kiedy go potrzebujemy.
3. Analiza danych HR
Przy jej wykorzystaniu AI można lepiej, szybciej i pełniej analizować dane, także te w dużych zbiorach typu big data, które dla analityka stanowiłyby duże wyzwanie. Analizowanie danych w ten sposób dostarcza wniosków pozwalających na lepsze podejmowanie decyzji. Dostępność i pełna interpretacja właściwych, sprawdzonych i pewnych informacji ma kluczowe znaczenie dla organizacji. Wspomniane wcześniej systemy ATS pozwalają na analizę kluczowych wskaźników dotyczących rekrutacji, takich jak liczba zatrudnianych pracowników w skali miesiąca/roku, długość trwania procesów rekrutacyjnych, czy najlepsze źródła aplikacji kandydatów. Jednak mamy również dostępne systemy, których analiza skupia się na rotacji, wskaźniku awansów, czy poziomie satysfakcji pracowników. Ich dobór zależy najczęściej od skali organizacji i jej indywidualnych oczekiwań.
4. Obieg dokumentów
Sztuczna inteligencja i rozwiązania AI z powodzeniem pozwalają na efektywne zarządzanie dokumentacją pracowniczą, ewidencjonowanie czasu pracy pracowników, obliczanie wynagrodzeń oraz tworzenie zaawansowanych raportów i zestawień. Sztuczna inteligencja w „twardych” procesach HR jest zdecydowanie bardziej skuteczna niż w np. w obszarze produkowania treści. Programy kadrowo-płacowe niwelują ryzyko popełniania ludzkich błędów i pozwalają np. na masowe rozliczanie pracowników, a programy gromadzące dokumentację pracowniczą (np.: teczki pracownicze w chmurze) pozwalają na uporządkowanie danych, oraz efektywne zarządzanie nimi, często bez konieczności angażowania pracownika, którego dokumentacja dotyczy.
5. Zdalna edukacja pracowników (learning management system)
Jest to sposób na sprawne przeprowadzanie szkoleń obowiązkowych (np. kursów BHP), monitorowanie poziomu ich ukończenia, identyfikowanie luk kompetencyjnych w organizacji, a także przeprowadzanie najróżniejszych ankiet czy badań wśród pracowników. Dzięki automatycznym regułom przydziału szkoleń każdemu nowemu pracownikowi LMS automatycznie przypisze odpowiedni zestaw szkoleń, a nawet przypomni o konieczności ich ponownego ukończenia po upływie określonego czasu (np. po roku). Dzięki temu proces wdrożenia będzie o wiele krótszy i bardziej efektywny. Dodatkowo dział HR może zarządzać takim systemem i w porozumieniu z przełożonym/ną przydzielać szkolenia wspierające rozwój pracownika.
6. Chatboty i wirtualni asystenci dla pracowników
Najprościej rzecz ujmując, taki asystent wirtualny ma zastąpić człowieka, który zatrudniany jest na stanowiska wspierające pracę innych osób. By to ograniczyć, stosuje się obecnie wsparcie wirtualne. Może być to asystent głosowy lub tekstowy. Zazwyczaj wybiera się rodzaj pracy wirtualnego pracownika w zależności od procesów, do których chce się go używać w swoim biznesie. Bot potrafi przeprowadzić całą rozmowę i dynamicznie wymieniać informacje z systemami IT, które są używane w Twojej firmie. Automatycznie pobiera i przekazuje informacje z różnych źródeł dotyczących danych, które są potrzebne do weryfikacji i rozwiązania przyjętego zgłoszenia. Jest to niewątpliwie ogromny plus dla pracownika, który nie musi czekać aż osoba mogąca go wesprzeć, będzie dostępna, tylko niezwłocznie zgłasza swoją potrzebę, a także szybko uzyskuje informacje na wszelkie tematy kadrowe, HR i techniczne.
Podsumowując, sztuczna inteligencja ma wpływ w obszarze HR przede wszystkim na: candidate & employee experience, obniżenie kosztów rekrutacyjnych, szybką analizę danych dzięki wykorzystaniu adekwatnych narzędzi, ale przede wszystkim na sprawne rozwiązania mniej lub bardziej podstawowych problemów, oraz ograniczenie rutynowych obowiązków, które niekiedy mogą być źródłem frustracji pracowników. Warto korzystać z rozwiązań mających pozytywny wpływ na organizację pracy i jej efektywność, z dużą uważnością na potrzeby pracowników, którym technologia powinna się przysłużyć i zapewnić usprawnienia w codziennych obowiązkach zawodowych.
