O tym, że dbanie o to, aby najlepsze talenty zostawały w organizacji, nie trzeba z pewnością nikogo przekonywać. Jest to strategia nie tylko korzystną z ekonomicznego punktu widzenia, ale też przede wszystkim pozwalająca na zachowanie przewag na jakże konkurencyjnym rynku. Jednak ta sztuka nie zawsze się udaje. Dlaczego? To pytanie zadaje sobie wielu managerów, a odpowiedź najczęściej pojawia się dopiero w trakcie exit interview.
To właśnie ten moment, w którym manager zadaje wszystkie trudne lub niewygodne pytania, a pracownik, często po raz pierwszy, ma szansę i odwagę, aby odpowiedzieć na nie w pełni szczerze. Tylko czy warto z tymi pytaniami czekać do momentu, w którym właściwie nie ma już odwrotu, po to tylko, by dowiedzieć się, że np. niejasna komunikacja, zła atmosfera w zespole lub inne łatwe do wyeliminowania kłopoty mogły zapobiec odejściu z firmy wartościowego pracownika? Odpowiedź nasuwa się sama.
Stay interview - co to takiego?
Stay interview, to proaktywne i przyszłościowe podejście do zatrzymywania pracowników. W przeciwieństwie do exit interview, które koncentrują się na powodach odejścia pracownika, rozmowy stay interview koncentrują się na pytaniach mających na celu zbadanie motywacji pracownika do pracy, powodów, dla których wiąże on swoją przyszłość z firmą i możliwych powodów podjęcia w przyszłości decyzji o odejściu. Wywiady te stanowią dla pracodawców platformę do angażowania się w otwarte i szczere rozmowy z pracownikami na temat ich doświadczeń, motywacji i obaw. Spotkania te powinny mieć charakter swobodnych konwersacji, aby nie wzbudzać w pracownikach poczucia strachu czy nadmiernej kontroli. Ich celem jest lepsze zrozumienie potrzeb i oczekiwań pracowników, których spełnienie pomoże im w zwiększeniu efektywności i satysfakcji z pracy.
Siła proaktywnej komunikacji
U podstaw wszystkich rozmów leży zasada otwartej komunikacji. Tworząc bezpieczną przestrzeń dla pracowników do wyrażania swoich myśli i obaw, organizacje demonstrują swoje zaangażowanie w słuchanie i reagowanie na opinie pracowników. Ta kultura przejrzystości nie tylko wzmacnia relacje między pracownikami a menedżerami, ale także sprzyja zaufaniu i lojalności wśród pracowników.
Rozmowy z pracownikami dają menedżerom możliwość zrozumienia, co motywuje ich pracowników, z jakimi wyzwaniami mogą się mierzyć i jakie ulepszenia można wprowadzić, aby poprawić ich ogólne doświadczenia w pracy. Poprzez aktywne słuchanie potrzeb i obaw pracowników, organizacje mogą zidentyfikować obszary wymagające poprawy i podjąć proaktywne kroki w celu ich rozwiązania, zwiększając tym samym zadowolenie i retencję pracowników.
Rozwiązywanie problemów przed ich eskalacją
Jedną z kluczowych zalet tego typu rozmów z pracownikami jest ich zdolność do identyfikowania i rozwiązywania potencjalnych problemów, zanim dojdzie do ich eskalacji. Zapewniając pracownikom platformę do wyrażania swoich obaw i frustracji, organizacje mogą podejmować proaktywne działania w celu ich rozwiązania, zmniejszając tym samym ryzyko rotacji.
Jenny Maenpaa, LCSW, EdM, założycielka Forward in Heels, butikowej firmy konsultingowej zajmującej się coachingiem kariery, podkreśla znaczenie terminowego reagowania na opinie pracowników. Stwierdza: "Rozmowy offboardingowe nie są przydatne do zatrzymania danej osoby w organizacji i często nie są zbyt przydatne do zatrzymania innych osób w przyszłości, ponieważ opieranie zmian strukturalnych na opinii jednej odchodzącej osoby zwykle nie jest właściwą techniką zarządzania".
Maenpaa podkreśla znaczenie reagowania na opinie pracowników, gdy są oni nadal zaangażowani w swój rozwój w firmie. Biorąc pod uwagę ich opinie i wprowadzając niezbędne ulepszenia, organizacje mogą wykazać swoje zaangażowanie w zadowolenie i utrzymanie pracowników.
Budowanie silniejszej kultury miejsca pracy
Regularne rozmowy "stay interview" mogą stać się integralną częścią kultury firmy, sygnalizując pracownikom, że ich głos jest ceniony, a ich obawy zostaną uwzględnione. Przeprowadzając regularne rozmowy, menedżerowie mogą stworzyć środowisko, w którym pracownicy czują się komfortowo, dzieląc się swoimi przemyśleniami i obawami, wspierając w ten sposób kulturę otwartej komunikacji i zaufania.
Wybór odpowiedniego momentu
Rozmowy stay interview mogą być przeprowadzane okresowo lub w określonych sytuacjach, takich jak po zakończeniu ważnego projektu lub w czasie zmian organizacyjnych. Wybór odpowiedniego czasu gwarantuje, że pracownicy poczują się wysłuchani i docenieni, a ich opinie zostaną wzięte pod uwagę.
W ramach takiej rozmowy warto zadbać odpowiednią jakość tych pytań. Najlepiej sprawdzą się pytania otwarte wyrażone wprost. Np.: Co mogę zrobić, aby jeszcze lepiej Cię wspierać? "Czy masz wszystko, czego potrzebujesz do efektywnej pracy? Czy jesteś zadowolony/a ze swoich dotychczasowych osiągnięć na tym stanowisku". Takie proaktywne podejście do poszukiwania informacji zwrotnych wzmacnia pozycję pracowników i wysyła komunikat, że ich rozwój, dobre samopoczucie i sukces są cenione przez organizację.
Wyjście poza schemat
Chociaż rozmowy stay interview są cenne, powinny one stanowić uzupełnienie solidnej kompleksowej strategii zarządzania wynikami i rozwoju kariery. Znaczące spotkania jeden na jeden między pracownikami i managerami mogą również służyć jako skuteczne platformy komunikacji i informacji zwrotnej.
Podsumowując, stay interview stanowią proaktywne podejście organizacji do zatrzymywania pracowników. Wspierając otwartą komunikację, odpowiadając na obawy i demonstrując zaangażowanie w rozwój i sukces pracowników, organizacje mogą tworzyć środowiska, w których pracownicy czują się doceniani, wspierani i zmotywowani do pozostania. Ponieważ firmy nadal traktują zatrzymanie pracowników jako kluczowy czynnik sukcesu, wartość rozmów kwalifikacyjnych będzie nadal rosła.
