Rekrutacja i onboarding w dobie pandemii - jak nowe technologie pomagają usprawniać kluczowe procesy w branży HR?

Mimo że eksperci już od wielu miesięcy zwiastowali wyhamowanie rynku pracownika, w związku z wprowadzonymi obecnie ograniczeniami sytuacja na rynku pracy uległa zmianie praktycznie z dnia na dzień. – Nie jest zaskoczeniem, że wiele firm w wyniku niepewności spowodowanej pandemią, zdecydowało się całkowicie wstrzymać zatrudnianie nowych osób. Jednak organizacje, które nie mogły lub nie chciały tego zrobić, szybko musiały przystosować się do nowej rzeczywistości – tłumaczy Magdalena Kamińska, Finance & Professional Services Recruitment Manager w People. – Kluczowym wyzwaniem dla wielu organizacji, szczególnie tych mniejszych, nieposiadających rozbudowanego działu HR lub działających w oparciu o tradycyjne narzędzia, było szybkie wdrożenie innowacji oraz unowocześnienie procesów – dodaje Magdalena Kamińska. Mimo dynamicznego rozwoju nowych technologii wciąż bowiem jesteśmy przyzwyczajeni do odbywania rozmów o pracę na żywo. Rekrutacje zdalne były na polskim rynku dotychczas czymś nietypowym, spotykanym wyłącznie w branżach takich jak IT czy media, a także w dużych międzynarodowych korporacjach. Obecna sytuacja wymaga więc zarówno od pracodawców, jak i od kandydatów ogromnej elastyczności i otwartości na zmiany.

Podobnie jak w przypadku pracodawców, również ze strony kandydatów można aktualnie zauważyć dużo większą ostrożność w podejmowaniu decyzji o zmianie pracy. Pracownicy, a szczególnie świadomi swojej wartości specjaliści, preferują pozostać na obecnych stanowiskach, gwarantujących swego rodzaju stabilizację w tych dość niepewnych czasach. Jednocześnie to właśnie o najlepszych kandydatów będzie się toczyć walka na rynku, dlatego rekruterzy muszą być gotowi na jeszcze większą niż dotychczas elastyczność i indywidualne podejście. – Najważniejsze w całym procesie jest umiejętne odpowiadanie na potrzeby osoby rekrutowanej – wyjaśnia Magdalena Kamińska, Finance & Professional Services Recruitment Manager w People. – Do podjęcia decyzji o zmianie pracy możemy zachęcić na przykład gwarancją umowy o pracę na czas nieokreślony albo podpisaniem umowy przedwstępnej zamiast listu intencyjnego. Należy pamiętać, że kandydaci najbardziej cenią sobie szczerość i transparentność procesu rekrutacyjnego – radzi Magdalena Kamińska.

Gdy już pojawi się kandydat, którego CV odpowiada wymaganiom pracodawcy, przychodzi czas na kolejny etap – rozmowę, w tym wypadku przeprowadzaną za pośrednictwem komunikatora internetowego. Jej przebieg jest bardzo zbliżony do spotkania na żywo, np. w siedzibie firmy, a zagadnienia poruszane podczas takiej rekrutacji są analogiczne do tych przy spotkaniu twarzą w twarz i obejmują pytania o doświadczenie, wywiad behawioralny, rozmowę kompetencyjną itd. Rekrutacja zdalna, podobnie jak tradycyjna, składa się z kilku etapów i obejmuje rozmowy z kilkoma osobami w organizacji, na różnych szczeblach hierarchii. – Rozmowy rekrutacyjne online to naprawdę wygodne i skuteczne rozwiązanie. Zadając odpowiednie pytania, jesteśmy w stanie nie tylko ocenić kompetencje kandydata, ale i zweryfikować jego motywacje, wartości i dopasowanie do kultury firmy czy zespołu – tłumaczy Magdalena Kamińska – Angażując w rozmowę więcej osób, oszczędzamy czas i możemy spojrzeć na kandydata z wielu perspektyw jednocześnie. Łatwiej nam wyłapać niuanse i ocenić, czy kandydat sprawdzi się na danym stanowisku. A może jego kompetencje okażą się bardziej przydatne w innym zespole?

Coraz częściej zdarza się, że rozmowy są nagrywane i wykorzystywane przez rekruterów na dalszych etapach. Dzięki temu kandydat nie musi podczas rozmów wielokrotnie odpowiadać na te same pytania, a po zakończeniu całego procesu może obejrzeć swoje wystąpienie, sprawdzić, jak wypadł i ocenić przebieg danej rozmowy. Nagrania pomagają ponadto zespołowi HR w przygotowaniu szczegółowego feedbacku, co stanowi dodatkową korzyść dla kandydata.

Równie istotny proces, który w obecnej sytuacji przez wiele działów HR realizowany jest zdalnie, to onboarding nowych pracowników. Przeprowadzany na odległość i poza siedzibą firmy może stanowić duże wyzwanie szczególnie dla tych organizacji, które wcześniej nie korzystały w tym obszarze z nowych technologii. – Onboarding z roku na rok zyskiwał na znaczeniu dla ekspertów z branży HR. Wielu z nich już od jakiegoś czasu zwracało uwagę na innowacje i nowinki technologiczne jako ciekawy sposób urozmaicenia procesu wdrażania nowych pracowników. Jednak do tej pory stanowiło to wyłącznie atrakcyjny dodatek do tradycyjnych metod przekazywania wiedzy – mówi Magdalena Kamińska. – Można zaryzykować więc stwierdzenie, że dopiero obecna sytuacja pozwoli nam upowszechnić wykorzystanie nowych technologii w onboardingu na szeroką skalę – dodaje Magdalena Kamińska. Rozpowszechnienie się narzędzi pomagających w zdalnym wdrożeniu pracownika może pozytywnie wpłynąć na cały proces, który dotychczas albo nie był traktowany przez firmy priorytetowo albo prowadzony był dość tradycyjnymi metodami. Dzięki nowoczesnym rozwiązaniom, takim jak komunikatory internetowe, interaktywne nagrania instruktażowe czy wykorzystywanie elementów grywalizacji, cały proces staje się dla pracownika bardziej interesujący i korzystnie wpływa na jego motywację. Nie bez znaczenia dla zaangażowania uczestnika w szkolenie jest test sprawdzający wiedzę, który może wieńczyć cały proces wdrożeniowy. Co więcej, onboarding może być łatwo ulepszany dzięki ankietom oceniającym wypełnianym przez nowych pracowników po odbytym szkoleniu. Obecna sytuacja sprawiła, że onboarding online może już wkrótce całkowicie zastąpić dotychczas wykorzystywane metody wdrażania pracowników w nowe obowiązki, co w konsekwencji prowadzić może do jeszcze większej kreatywności i częstszego korzystania z coraz bardziej zaawansowanych technologicznie narzędzi także w innych obszarach biznesowych.

O to, jak wyglądają pierwsze dni w nowej pracy w czasie pandemii, zapytaliśmy Dorotę Wójtowicz, która to doświadczenie ma już za sobą: – Pracę zaczęłam całkowicie zdalnie. Kurier przywiózł mi umowę, potrzebne dokumenty i telefon służbowy. Wdrożenie w nowe obowiązki i szkolenie BHP odbyłam online.  Zespół poznałam na video callu na Messengerze, a z szefową pozostaję w stałym kontakcie telefonicznym oraz na Slacku, gdzie wszystko mi tłumaczy i dokładnie omawia, okazując duże wsparcie. Myślę, że mimo tych nietypowych okoliczności jesteśmy w stanie sprawnie się komunikować i nie cierpi na tym jakość mojej pracy. A minusy? Cóż, na pewno zdalnie trudniej przychodzi mi integrowanie się z całą załogą. Mam jednak nadzieję, że i to niebawem się zmieni.

Wszystko wskazuje na to, że koronawirus nie ustąpi tak szybko, jak byśmy tego chcieli. Eksperci są zdania, że obecna sytuacja trwale zmieni naszą rzeczywistość, a świat sprzed pandemii na zawsze odejdzie w niepamięć. Dotyczy to także całej branży HR i rynku pracy, w tym sposobów rekrutacji i onboardingu, dlatego firmy powinny jak najszybciej nauczyć się zasad nowego jutra i wprowadzić nowe rozwiązania.

Narzędzia przydatne w zdalnej rekrutacji i onboardingu polecane przez Magdalenę Kamińską, Finance & Professional Services Recruitment Manager w People:
- Skype, WhatsApp, Zoom, Clickmeeting, Facebook Messenger, Google Hangouts, Viber Messenger oraz Microsoft Teams
- Confluence, Google Suite, Slack, Mattermost
- Screencast