Jak wygląda praca współczesnej desk clerk?

Praca na stanowisku desk clerk bywa niedoceniana nie tylko przez firmy, ale także przez potencjalnych kandydatów. Kilka lat temu do zadań osób zatrudnionych na stanowiskach obsługujących recepcję należało głównie witanie gości, przygotowywanie herbaty i kawy czy odbieranie i przełączanie telefonów. Zdarzało się, że funkcja recepcji była łączona ze stanowiskiem asystenckim, np. członków zarządu czy prezesa firmy. W ostatnich latach zakres obowiązków desk clerk jednak mocno się zmienił. Oprócz typowej obsługi gości odwiedzających biuro, do zadań recepcjonisty czy recepcjonistki należy wykonywanie czynności administracyjnych, organizacja spotkań, dbanie o logistykę biura oraz komunikację wewnętrzną. Osoby zatrudnione w recepcji powinny znać doskonale zakres działalności firmy i obszar pracy poszczególnych jej działów. Ułatwia to przepływ komunikacji i przekierowanie potencjalnych interesariuszy do właściwych adresatów.
– Rolą osoby prowadzącej proces rekrutacji na stanowisko desk clerk jest przygotowanie odpowiednich wytycznych, które pokażą potencjalnym kandydatom nie tylko dokładny zakres zadań, ale także obszar działalności firmy oraz przybliżą atmosferę pracy w niej. Dzięki temu zwiększamy szansę dopasowania kandydata do charakteru danej firmy – mówi Anna Wrześniak.

Jak wiadomo recepcja każdej firmy jest jej wizytówką i wpływa na pierwsze wrażenie każdego gościa biura. Pożądanym jest, aby kandydaci na to stanowisko posiadali minimum średnie wykształcenie, a najlepiej, jeśli są to osoby w trakcie studiów lub z wykształceniem wyższym. Istotna jest także znajomość języka obcego – przede wszystkim angielskiego, na poziomie pozwalającym na swobodną komunikację. Szczególnie istotne jest to w przypadku dużych firm czy międzynarodowych korporacji. Osobę na stanowisku desk clerk powinna cechować komunikatywność, otwartość, chęć pomocy współpracownikom a także proaktywność.  To właśnie desk clerk ma często realną szansę zmiany i usprawnienia pracy całego biura. W przypadku firm o specyficznym profilu działalności, takim jak np. finanse czy farmaceutyka istotne jest zatrudnienie osób, które wykazują się dojrzałością emocjonalną i potrafią działać w sytuacjach stresujących zgodnie z procedurami wewnętrznymi firmy.

Wśród pracodawców istnieje coraz większa świadomość, jak ważną funkcję w firmie pełni osoba zatrudniona na tym stanowisku. Firmy zdają sobie sprawę z tego, że osoby obsługujące recepcję determinują to, czy firma funkcjonuje w sprawny sposób. Widoczna jest również zmiana w podejściu kandydatów, którzy dostrzegają w pracy w recepcji możliwość poznania swoich zainteresowań zawodowych i zaplanowania ścieżki rozwoju. Istotną rolę w odpowiednim dopasowaniu właściwego kandydata do firmy odgrywa rekruter. W takiej sytuacji rozumienie potrzeb obu stron i zmiana podejścia z Human Resources w Human Relations staje się kluczem do sukcesu.