Praca z domu – rozwiązanie awaryjne czy nowy standard na rynku?

26 marca 2020

Rosnąca popularność pracy zdalnej była w minionych latach jednym z kilku najbardziej charakterystycznych symptomów zmian w branży HR. Niewątpliwie sprzyjał temu rozwój nowych technologii – według badań przeprowadzonych przez portal FlexJobs we współpracy z Global Workplace Analytics, od 2005 do 2017 roku liczba osób pracujących zdalnie w USA wzrosła o 159%! Jednak z pewnością nikt nie przewidywał, że właściwie z dnia na dzień praca zdalna stanie się codziennością tak wielu z nas. Co więcej, nikt też nie spodziewał się, jak szybko wszyscy zatęsknimy za powrotem do biura.

Egzamin techniczny zdany na szóstkę

Niektórym branżom udało się zareagować na obecną sytuację wyjątkowo płynnie – część firm praktycznie z dnia na dzień zmieniła system pracy na zdalny. To organizacje, które w podobnym systemie były w stanie działać już wcześniej, a ich praca w dużej mierze skupia się na wytwarzaniu produktów wirtualnych – czyli przede wszystkim branża IT i nowych technologii. Jednak także osoby pracujące w innych dziedzinach, ale których głównym narzędziem pracy jest komputer z dostępem do Internetu, były w stanie szybko zmienić miejsce pracy z biura na własne mieszkanie. – Gdyby dzisiejsza sytuacja zdarzyła się nam choćby kilka lat temu, mielibyśmy znacznie większe trudności w szybkim dostosowaniu się do nowych warunków – mówi Lucyna Pleśniar, Prezes Zarządu People. – Systematyczne wdrażanie rozwiązań takich jak przechowywanie dokumentów w chmurze czy zdalny dostęp do dysków sieciowych oraz wprowadzanie do kultury organizacyjnej nowoczesnych narzędzi współpracy zdalnej, umożliwiło nam teraz stosunkowo łatwe zastosowanie trybu awaryjnego. I chociaż wcześniej nie mieliśmy okazji zrobić próby generalnej i przetestować nowych rozwiązań na tak dużą skalę, myślę, że pod względem technicznym jako przedsiębiorcy całkiem nieźle zdaliśmy ten egzamin – dodaje Lucyna Pleśniar.

Samodzielność i sumienność gwarancją efektywności

Jednak nie należy zapominać, że poza możliwościami technicznymi, efektywne wykonywanie pracy zdalnej uzależnione jest także od kilku innych czynników. W sytuacji, gdy tak wielu z nas zamknęło się w czterech ścianach ze swoim komputerem i stara się w miarę normalnie wykonywać swoje codzienne obowiązki, kluczowa staje się umiejętność organizacji własnego czasu pracy. – Poziom motywacji i samodyscyplina mają bezpośredni wpływ na jakość i terminowość zadań wykonywanych zdalnie – tłumaczy Lucyna Pleśniar. – Nie powinno stanowić to problemu dla osób na samodzielnych stanowiskach, jednak naturalne jest, że ci, którzy dopiero rozpoczynają swoją karierę zawodową, potrzebują stałego wsparcia managera – dodaje Prezes People. Podczas pracy w biurze, w otoczeniu osób bardziej doświadczonych, zawsze istnieje możliwość szybkiej konsultacji czy poproszenia kogoś o radę. Wszelkiego rodzaju komunikatory internetowe, przeżywające teraz prawdziwe oblężenie, są w stanie zastąpić nam bezpośredni kontakt tylko w ograniczonym zakresie. W pewnym sensie każdy z nas jest obecnie zdany na siebie. Praca zdalna stanowi też spore wyzwanie dla managerów, dla których zarządzanie zespołem w obecnej sytuacji jest dużo trudniejsze i zdecydowanie bardziej czasochłonne. W tym obszarze system pracy zdalnej wciąż daje nam bardzo ograniczone możliwości i znacząco wpływa na efektywność każdej organizacji.

Praca zdalna a bezpieczeństwo danych

Przejście na tryb pracy zdalnej nie zwalnia też od zachowania wszystkich niezbędnych procedur, w tym tych wynikających z RODO. Dlatego ogromną trudność dla wielu firm stanowi obecnie zapewnienie odpowiedniej ochrony danych. Nawet organizacje, które były w stanie szybko wdrożyć nowy system pracy na szeroką skalę, musiały wcześniej wykonać szereg działań związanych z zabezpieczeniem procedur, dysków sieciowych i firmowego sprzętu. Pracownicy muszą jednak zdać sobie sprawę, że dane, którymi operują podczas pracy zdalnej, nie są w pełni chronione infrastrukturą firmową i teraz to głównie oni odpowiadają za ich bezpieczeństwo. Dlatego przed ogromnym wyzwaniem stoją obecnie te branże czy obszary biznesu, które na co dzień operują głównie na danych wrażliwych czy dokumentach drukowanych, przez co spora część ich zadań wciąż musi być wykonywana stacjonarnie w biurze. W momencie ogłoszenia stanu zagrożenia epidemiologicznego urzędy, działy kadrowe czy księgowe były zmuszone wprowadzić system zmianowy, by zachować ciągłość działań i zagwarantować bezpieczeństwo danych bez narażenia zdrowia swoich pracowników.

Upowszechnienie się pracy zdalnej wpłynie na inne obszary biznesu

Oprócz globalnego kryzysu gospodarczego, jaki prawdopodobnie wywoła rozprzestrzenianie się koronawirusa na świecie, tak nagła zmiana systemu pracy odciśnie swoje piętno na wielu sektorach. Obecna sytuacja może w pewnym stopniu zrewolucjonizować rynek nieruchomości biurowych. Niektóre firmy, szukając oszczędności w budżecie, zdecydują się na wprowadzenie systemu tzw. gorących biurek, gdzie żaden z pracowników nie ma przypisanego swojego miejsca pracy i korzysta ze stanowiska, które aktualnie jest wolne. Pozwoli to znacznie zmniejszyć zapotrzebowanie na przestrzeń biurową np. w działach sprzedaży, których pracownicy większość czasu dotychczas i tak spędzali na spotkaniach z klientami. Pracodawcy mogą też podjąć decyzję o wdrożeniu systemu zmianowego, w którym każdy z pracowników przez wybrane dni w tygodniu pracowałby z domu. W ten sposób może dojść do znacznego ograniczenia popytu na przestrzeń biurową, której łączna powierzchnia wg danych NBP jeszcze w 2019 roku wynosiła blisko 11 mln metrów kwadratowych – i to wyłącznie w dziewięciu największych polskich miastach.

W grupie raźniej… i efektywniej

Nie możemy zapominać jednak, że człowiek jest zwierzęciem stadnym i na dłuższą metę bardzo ciężko byłoby nam funkcjonować w pojedynkę. Otoczenie i towarzystwo współpracowników to bardzo ważny czynnik oddziaływujący na jakość pracy i życia w ogóle, a rozwój zawodowy to istotny element naszej codzienności. Dlatego tak istotne jest dla nas nie tylko, jaką pracę wykonujemy czy ile zarabiamy, ale też to, w jakiej atmosferze pracujemy i z kim mamy na co dzień kontakt. Nasze mózgi ukształtowały się tak, by nawiązywać kontakty społeczne, tworzyć więzi, budować relacje. Z punktu widzenia pracowników brak kontaktów społecznych na dłuższą metę może być bardzo demotywujący i wpływać na spadek nastroju.

Bezpośrednim efektem obecnej sytuacji będzie pewna zmiana, jaka nastąpi w obszarze systemu pracy – znaczna część codziennych obowiązków na stałe przeniesiona zostanie do przestrzeni wirtualnej. Pojawią się zupełnie nowe standardy, a część powstałych teraz naprędce procesów zostanie z nami na dłużej. Natomiast nie ma wątpliwości, że w końcu wszyscy z chęcią powrócimy do naszych biur. – System pracy zdalnej może dobrze sprawdził się jako rozwiązanie awaryjne, ale w dłuższej perspektywie odbiera nam to, do czego jesteśmy stworzeni. Już teraz, po zaledwie dwóch tygodniach od wprowadzenia ograniczeń w związku z rozprzestrzenianiem się koronawirusa, zaczyna brakować nam kontaktów międzyludzkich, przebywania w towarzystwie współpracowników, energii płynącej od innych, uczenia się czy wzajemnego motywowania – podsumowuje Lucyna Pleśniar. – Wszystko wskazuje więc na to, że gdy sytuacja wróci do tzw. „nowej normalności”, mocniej docenimy to, jak wiele daje nam przebywanie wśród innych i budowanie wzajemnych relacji – także podczas pracy.

Lucyna Pleśniar, Współzałożycielka i Prezes People - od ponad 20 lat związana z branżą HR. Swoje pierwsze kroki zawodowe stawiała w HR-rze korporacyjnym. Jej doświadczenie obejmuje rekrutację, budowanie zespołów, doradztwo oparte na ocenie kompetencji AC/DC, optymalizację struktur zatrudnienia, a także zagadnienia wewnętrznego HR-u, takie jak wartościowanie stanowisk, konstrukcja i implementacja systemów motywacyjnych oraz systemów ocen pracowniczych. Zafascynowana naturą motywacji i osiągania rezultatów. Przeprowadzała firmę przez głębokie zmiany strategiczne i strukturalne. People pod jej przywództwem może pochwalić się nieprzerwanym wzrostem przychodów (od 2008 r. -358%). W 2016 r. znalazła się w gronie 10 najbardziej przedsiębiorczych kobiet w Polsce w rankingu Pulsu Biznesu „100 Kobiet Biznesu” (kategoria firm o przychodach do 50 mln zł.).Z wykształcenia psycholog i prawnik, z zamiłowania biegaczka, żeglarka i kiteserferka. Wierzy, że w biznesie oraz w rozwoju zawodowym i osobistym nie ma przypadków -podobnie, jak w treningu maratońskim, trzeba mieć jasno określony cel, realizować „plan treningowy” i nie zrażać porażkami - wtedy przychodzą rezultaty.